엑셀파일용량줄이기

 

 

 

 

엑셀작업을 하다보면, 얘기치 않게 다운이 되거나 편집이 불가능한 상태가 되어 이러지도 저러지도 못하게 되는 상황을 맞닥뜨리는 경우가 종종 있습니다.

원인은 여러가지가 있는데요. 이에 대한 해결방법중 하나인 "엑셀파일 용량줄이기"에 대해 얘기해 보겠습니다.

 

엑셀파일용량줄이기

엑셀파일에 내용이 별로 없는데도 파일의 용량이 너무 커서 버퍼링이 심하여 작업시간이 오래걸리는 경우가 있습니다. 또한, 큰 용량때문에 메일송부시 첨부파일을 부득이하게 분할압축하거나 대용량첨부로 보내게 되어 번거롭게 되는데요. 참 골치아픈 상황이 아닐 수 없습니다.

 

이런 현상은 주로 선배로부터 물려받거나, 주위에서 공유받은 파일들에서 발생하는데요. 여러사람이 오랜시간동안 각자의 스타일로 작업을 해오면서 눈에 보이지 않는 개체나 서식 등 다양한 흔적들이 쌓여서 그렇습니다.

 

 

개체삭제하기

엑셀에는 눈에 잘 보이지 않는 점, 투명한 선, 보기에는 하나이지만 실제로는 수십개씩 겹쳐 있는 도형들 그 종류는 많습니다. 이 개체를 삭제해 보겠습니다.

 

▼ 엑셀에서 F5 키를 누르면 아래와 같은 창이 뜹니다. 여기서 "옵션"을 클릭합니다. 

 

▼ 여기서 개체를 선택한 후 "확인"을 클릭하면, 현재 시트의 모든 개체가 선택됩니다. 선택된 모든 개체를 삭제하고 싶으면 바로 "delete"키를 통해 삭제하면 되고, 삭제를 원하지 않는 도형이 있을 경우, shift 키를 누른 상태에서 도형을 클릭하여 선택해제한 후 삭제를 원하는 도형만 삭제합니다.

 

 

그림파일이 많은 엑셀파일의 경우

엑셀 파일내에 그림파일이 많이 첨부된 경우에는 당연히 그 용량이 클수밖에 없습니다만, 용량을 줄일수 있는 방법은 있습니다.

▼ 파일을 다른이름으로 저장을 누르시면, 아래와 같은 창이 뜨는데요. 아래쪽에 저장버튼 왼쪽으로 "도구"를 클릭합니다. 여기서 "그림압축"을 선택합니다.

 

▼ 여기서 원하는 품질을 선택한 후 파일을 저장하면 용량이 감소한 것을 확인할 수 있습니다. 각 용도에 맞게 이미지의 해상도를 최적화 해주기 때문에 큰 염려는 하지 않으셔도 됩니다.

 

 

 

확장자가 xls 인 경우

사용하고 있는 엑셀의 버전이 2007 이상인 경우만 해당합니다.

xls 확장자는 2003 이전 버전에서 기본으로 저장되는 포맷입니다. 2007부터는 xlsx 이지요. 사용하고 있는 엑셀의 버전이 2007이상이고 작업하고 있는 엑셀파일의 확장자가 xls 인 경우 "다른 이름으로 저장" 을 하면서 xlsx 파일로 저장해 보세요. 파일용량이 감소합니다. 정확한 수치는 아니지만, 압축이 되어 10~15% 정도 파일용량이 감소하게 됩니다.

단, 함수의 호환성 문제로 일부 수식이 깨질 수 있으니 xlsx로 확장자를 바꾸어 저장할때에는 꼭 복사본을 만들어 백업을 해두시기 바랍니다.

 

 

셀서식이 많을 경우

엑셀문서의 셀에 지정된 셀서식(글자체, 크기, 음영, 테두리 등)이 너무 많이 지정되어 있을 경우, 파일의 용량이 커지게 되는데요. 혹은 인터넷에서 다운받았거나 다른사람이 사용하던 시트를 복사해와서 사용하는 경우 그 시트에 있는 서식이 같이 복사되어 작업한 내용이 별로 없는 경우라도 셀서식이 많다는 경고가 보일 수 있습니다.

 

셀서식이 많다는 경고가 보이는데도 작업을 계속 진행한다면, 심할경우 파일이 깨져서 작업했던 내용을 모두 날릴수도 있으니 주의하셔야 합니다. 셀서식의 정리에 관한 내용은 아래 포스팅을 참고하시기 바랍니다.

 

☞ 관련 포스트

◈ 엑셀파일에 셀서식이 너무 많습니다.

 

 

읽어주셔서 감사합니다.