[Excel] 리본메뉴에 없는 기능-레코드관리기능으로 스크롤이 필요없는 데이터입력

엑셀의 메뉴(리본메뉴)에는 나열되지 않은 기능중의 하나인 카메라기능을 소개한 바 있는데요. 오늘은 레코드관리라는 기능에 대해 얘기하겠습니다. 엑셀을 주로 데이터입력을 위한 용도로 사용하는 경우 데이터필드가 많을 경우 열의 수가 많아서 한 화면에 모두 표시되지 않는 경우가 있는데요. 이 때문에 틀고정이나 창나누기 기능을 사용하여 화면을 스크롤 해가면서 데이터 입력을 하곤 합니다. 이 경우 데이터입력과 스크롤을 번갈아 해야해서 작업이 더디고 실수도 많이 생기는데, 이 때문에 고민이 많은 분들이라면 좋은 대체방법이라고 생각됩니다.

아래 그림과 같이 하나의 레코드에 대한 필드값을 하나의 창에서 볼 수 있고, 수정 및 신규입력 또한 가능합니다.

 

레코드관리

엑셀 데이터 입력을 하나의 창에서 하기

대표적인 예로 주소록을 들수 있는데요.

보다 편리하게 주소록을 수정, 입력할 수 있을 겁니다.

본 포스팅에서는 레코드, 필드라는 용어를 자주 사용하는데요.

DB를 아시는 분이라면, 쉽게 이해가 되실텐데, 그렇지 않다면

좀 헷갈릴수도 있을 것 같은데, 저도 전문분야가 아니라 자세한 설명은 드리지 못합니다.

아래 위키디피아 링크를 참고하세요.

위키디피아 : 데이터베이스 레코드와 필드

빠른 실행 도구 모음에 기능 추가하기

[엑셀 옵션 - 빠른 실행 도구 모음]에서

리본 메뉴에 없는 명령을 검색합니다.(아래 그림)

"레코드 관리"를 선택한 후 "추가"를 클릭해

빠른 실행 도구 모음에 등록하면 됩니다.

데이터 입력하기

아래와 같은 주소록 테이블을 예로 들겠습니다.

아래에는 열이 몇개 없어서 한 화면에서 모두 보이지만,

더 많아지게 되면 스크롤이 필요해 지지요.

아래 테이블에 해당하는 아무셀이나 선택한 후에

빠른 실행 도구 모음에 추가한 "레코드관리"를 클릭합니다.

레코드 관리

그러면, 아래와 같이 별도의 팝업창으로 레코드 관리창이 뜹니다.

이전 혹은 다음 레코드를 보려면 레코드 오른쪽에 있는

 스크롤바 양쪽끝의 화살표를 클릭하면 됩니다.

원하는 레코드를 찾아서 수정을 할 수 있습니다.

신규 레코드 및 레코드 검색

스크롤을 마지막까지 하면 신규 레코드를 등록할 수 있는

공란이 나옵니다. 값을 입력한 후 "새로 만들기"를 클릭합니다.

오른쪽 하단의 "조건"을 클릭하면, 레코드 목록을 검색가능합니다.

예를 들어, "홍길동" 혹은 "?길동"을 입력 후 "이전 찾기" 혹은 "다음 찾기"를 클릭합니다.

사용 가능한 열의 수

레코드관리기능이 지원하는 열의 수는 최대 32개 입니다.

쉽게 얘기해서 주소록 혹은 특정 데이터의 입력항목이 32개

이상일 경우 정상적으로 작동하지 않을수도 있습니다.

계산 혹은 수식에 의해 값이 자동으로 입력되는 열의 경우에는

위처럼 입력가능한 공란으로 표현되지 않습니다.

아래 그림을 보면, H열의 f값은 F4*G4의 계산식에 의해 결정되기 때문에

레코드 관리창에서는 편집이 불가능한 상태로 표시됩니다.

이상입니다.